L’Université de Rennes 1 informatise la maintenance de ses bâtiments

Depuis septembre 2007, le service technique immobilier (STI) de l’Université de Rennes-1 gère ses 350.000m2 de surfaces bâties et les interventions de ses 50 techniciens de maintenance grâce à la solution full web développée par Vizelia. Cet outil sert également aux entreprises extérieures notamment pour les travaux plus lourds. Dans ce reportage, Régis Rosmade, directeur adjoint du STI, explique la méthode mise en œuvre dans chacun de ses services, du service cartographie aux ateliers en passant par l’accueil qui réceptionne les demandes d’interventions des usagers.

Reportage réalisé par Xavier Fodor

+ d’infos : L’Université de Rennes-1 adopte “Facility On Line”

Dès 2002, l’Université de Rennes-1 décide de mettre en place un groupe de travail composé de représentants du Centre de Ressources Informatiques (CRI), de l’agence comptable, du secrétariat général et du service technique immobilier (STI) afin de réfléchir à la mise en place d’une solution de gestion de parc immobilier; Une réflexion en phase avec un rapport de l’Inspection Générale des Finances pointant les manquements des Universités françaises en matière de connaissance, de gestion et de pilotage de leur patrimoine immobilier. Celui-ci décide donc de se tourner vers la solution «Facility On Line»: débuté en février 2007, son déploiement devient effectif en septembre 2007. 

Avec ce nouveau logiciel, le STI entend mieux appréhender son patrimoine immobilier, étendu sur plus de 350.000m2, et mieux gérer la maintenance et les interventions techniques. Pour ce faire, l’Université de Rennes-1 peut s’appuyer sur deux modules spécifiques de «Facility on line». Le module de gestion des plans permet de visualiser les locaux, d’en calculer les surfaces et d’y apporter toutes les informations de gestion utiles: affectation, activités s’y déroulant, niveau de risque de certaines pièces ou équipements, état des aménagements intérieurs et des installations techniques en place… Le module de gestion des interventions gère, quant à lui, toutes les opérations relatives à une intervention sur les bâtiments ou les espaces extérieurs, réalisées ou suivies par le STI: de leur déclenchement à leur clôture. Des demandes qui peuvent s’effectuer par l’ensemble du personnel de l’établissement via «l’Environnement Numérique de Travail». Il s’agit aussi bien des interventions de dépannage, d’entretien que des travaux d’adaptation, de réhabilitation, de restructuration et les constructions. Afin de garantir une meilleure efficacité et un meilleur retour d’informations dans le traitement des demandes d’intervention, le logiciel fonctionne sur la base d’un système de «tickets» permettant de suivre pour chaque demande l’état d’avancement de l’opération. «Nous avons été convaincus par les points forts de l’outil, notamment son ergonomie et son développement «full-web» assurant l’utilisation du logiciel à partir d’un simple navigateur internet, explique Régis Rosmade, Directeur Adjoint du STI au sein de l’Université de Rennes-1. La réussite de son déploiement s’explique entre autres par sa facilité d’utilisation. La technologie graphique objet, adaptée à l’échange des données (technologie IFC) ainsi que la facilité de la récupération de plans numériques existants (format Autocad) ont été également déterminants dans le choix du logiciel.»

Après seulement 6 mois d’utilisation, le STI de l’Université reconnaît les bénéfices offerts par la solution logicielle de Vizelia. Parmi ces nombreux avantages «Facility on line», permet d’améliorer la connaissance du patrimoine immobilier de l’Université de Rennes 1, d’une manière quantitative (surfaces) comme qualitative (usages, affectations, nature des ouvrages et des équipements, etc.). L’outil permet également d’avoir un lien dynamique entre les plans des locaux et les interventions de maintenance sur ces locaux, tout en améliorant la traçabilité et l’efficacité des interventions de maintenance sur les bâtiments et les équipements, et donc d’améliorer le service aux usagers. Enfin, Vizelia sert à effectuer des requêtes permettant de bâtir des tableaux de bord aidant au pilotage de la gestion du patrimoine immobilier. Il “démocratise” les plans des locaux en permettant à l’ensemble des usagers un accès aux plans via l’intranet. «Le pilotage de la gestion immobilière, notion de plus en plus importante pour les gestionnaires de parcs immobiliers publics, nécessite le recours à des outils permettant d’établir facilement des tableaux de bord, ajoute Régis Rosmade.Cette problématique est à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion du patrimoine immobilier. Pour autant, connaître son patrimoine n’est pas une fin en soi: il faut se servir de cette connaissance pour se fixer des objectifs chiffrés (via des indicateurs) que seul un suivi régulier permettra d’atteindre. La société Vizelia a compris cette notion et s’applique à la mettre en œuvre au travers de ses outils».

Fort de ces premiers retours, l’Université de Rennes-1 réfléchit à présent à l’opportunité de se doter de la solution connexe «Vizelia Green Building», permettant de réduire et optimiser la consommation des énergies dans les bâtiments.

Voir aussi : www.vizelia.com

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